Projectleider Implementatie Archiefwet 2026

Voor Gemeente Gooise Meren in regio Noord-Holland zoekt YCO IT een Projectleider Implementatie Archiefwet 2026 (16 tot 24 uur per week, 4 maanden). Reageer vóór de sluitingsdatum via ons sollicitatieformulier.

Organisatie
Bussum, Naarden, Muiden en Muiderberg vormen samen gemeente Gooise Meren met ruim 60.000 inwoners. Onze organisatie is plat en overzichtelijk met 450 medewerkers. We vertrouwen elkaar, zijn wendbaar en werken doelgericht met impact voor het bestuur, de inwoners en collega’s.

We stimuleren medewerkers zichzelf te zijn en te vertrouwen op hun kennis en intuïtie. Wanneer je leergierig bent zijn er vele mogelijkheden om te experimenteren en jezelf te ontwikkelen. Onze medewerkers hebben een open blik naar buiten en naar elkaar. Ze durven vragen te stellen en kritisch te zijn. En bovenal: ze hebben plezier in hun werk.

Ook Gooise Meren staat gesteld voor complexe vraagstukken. We proberen die vraagstukken zo simpel mogelijk te houden. Door bij de essentie van de opgave te blijven, is het voor medewerkers duidelijk wat hun aandeel is en welke rol ze daarin hebben. Ze voelen zich mede-eigenaar van de oplossing.

We hebben een stevige organisatie die zichzelf continue ontwikkelt. Dat doen we geleidelijk en op een zo natuurlijk mogelijke manier. Soms hebben we tijdelijk mensen nodig voor projecten, nieuwe opgaven of vervanging. Daarvoor zoeken we inspirerende teamspelers die effectief werken: doortastend, ondernemend, besluitvaardig. Passend bij onze organisatie.

Opdracht
Je leidt de implementatie van de nieuwe Archiefwet, het Archiefbesluit en de Archiefregeling bij Gooise Meren, zodat de gemeente in 2027 aantoonbaar aan de nieuwe eisen voldoet.

Aanleiding
De nieuwe Archiefwet treedt naar verwachting op 1 januari 2027 in werking. Digitaal wordt het uitgangspunt en de overbrengingstermijn gaat van 20 naar 10 jaar. Daarnaast komen er nieuwe eisen voor openbaarheidsbeperkingen, duurzame toegankelijkheid van álle documenten, beheerregels, metadata en opslag binnen de EU/EER.

Gooise Meren werkt sinds 2016 digitaal en heeft de wijzigingen en de impact al in kaart gebracht. Op basis daarvan is een implementatieplan opgesteld. De belangrijkste systemen zijn het zaaksysteem van xxllnc, My-Lex (voorheen Mozard), iArchief (Burgerzaken) en Rx.Mission (VTH). De gemeente is aangesloten bij de regionale archiefdienst AGVS.

Werkzaamheden

Projectleiding

• Je stelt op basis van de projectopdracht en het implementatieplan een plan van aanpak op, met fasering, planning, benodigde capaciteit en risico’s;
• Je coördineert de bijdragen van informatiespecialisten, functioneel beheer, de informatiemanager, juristen, de CISO, de privacy officer en de archivaris van AGVS;
• Je rapporteert over voortgang, risico’s en benodigde besluiten aan de ambtelijk opdrachtgever;
• Je bereidt bestuurlijke besluitvorming voor en zorgt voor een goede overdracht naar de lijnorganisatie, inclusief een PDCA-cyclus voor informatie- en archiefbeheer.

Beleid en regelgeving

• Actualiseren van de archiefverordening, het besluit informatiebeheer en de beheerregels (art. 4.2 Archiefwet), op basis van de VNG-modellen;
• Opstellen van procesbeschrijvingen en werkinstructies voor vernietiging (alle systemen en papier), vervanging en overbrenging;
• Uitwerken van de procedure voor openbaarheidsbeperkingen, inclusief motivering en advies van de archivaris;
• In kaart brengen van gemeenschappelijke regelingen en samenwerkingsverbanden en, samen met de andere AGVS-gemeenten, afspraken maken over het verantwoordelijke overheidsorgaan (art. 2.6 en 3.4);
• Voorbereiden van het verzoek om een doorlopende machtiging tot vernietiging voor iArchief en Rx.Mission.

Risico en informatiehuishouding

• Uitvoeren van een risico-inventarisatie op achteruitgang en verlies van informatie, samen met proces-, systeem- en data-eigenaren en in afstemming met de CISO en privacy;
• Adviseren over passende maatregelen voor duurzame toegankelijkheid (art. 4.1);
• Opstellen van een actueel overzicht van de informatiehuishouding (art. 2.3 Archiefregeling): systemen, zaaktypen, vindplaatsen, exportmogelijkheden en opslag binnen de EU/EER;
• Actualiseren van het calamiteitenplan, met het klimaatevaluatieprotocol, het depothygiëneprotocol en de meldplicht voor incidenten en calamiteiten.

Systemen en metadata

• Samen met functioneel beheer en een jurist inrichten van beperkingsgronden openbaarheid (grond, duur, datum en status) bij het afsluiten van zaken;
• Toepassen van de nieuwe selectielijst, selectiecodes en bewaartermijnen in het zaaksysteem en de zaaktypen;
• Uitwerken van de eisen uit het DUTO-raamwerk en deze per systeem toetsen;
• Afronden van het metadataschema en de MDTO-pilot, inclusief de nieuwe verplichte metadata (uniek kenmerk, bewaartermijn, categorie selectiebesluit) en extra metadata voor langdurig te bewaren documenten.

Buiten de opdracht valt de feitelijke bewerking van het te bewaren archief voor overbrenging en de technische configuratie van systemen. Dat doen de informatiespecialisten en functioneel beheer; jij bewaakt wel de samenhang en planning.

Resultaten

Resultaat	Gereed
Plan van aanpak, vastgesteld door de ambtelijk opdrachtgever	Binnen 4 weken na start
Voorstel geactualiseerde archiefverordening, besluit informatiebeheer en beheerregels, klaar voor besluitvorming	Eind Q1 2027
Functioneel ontwerp voor beperkingsgronden openbaarheid en de nieuwe selectielijst in het zaaksysteem, getoetst door een jurist	Eind Q1 2027
Procesbeschrijvingen vernietiging, vervanging en overbrenging	Q2 2027
Overzicht gemeenschappelijke regelingen en samenwerkingsverbanden, met afspraken over het verantwoordelijke orgaan	Q2 2027
Risico-inventarisatie met advies over passende maatregelen	Q3 2027
DUTO-eisen uitgewerkt en per systeem getoetst	Q3 2027
Overzicht informatiehuishouding	Q3/Q4 2027
Geactualiseerd calamiteitenplan met klimaat- en hygiëneprotocol	Q4 2027
Overdrachtsdocument voor de lijnorganisatie	Einde opdracht

De eerste drie resultaten vallen binnen de initiële looptijd. De overige resultaten worden opgeleverd als de opdracht wordt verlengd.

Vereisten / knock-outcriteria

1. Het tarief van de aangeboden kandidaat staat vast tot en met 31-12-2027. Daarna kan er maximaal éénmaal per jaar een voorstel tot prijsaanpassing aan de opdrachtgever plaatsvinden van maximaal 2,5%.
2. Beschikbaar per 23 nvoember 2026 voor minimaal 16 en maximaal 24 uur per week gedurende gehele opdrahct inclusief mogelijke verlengingen. Een aanbieding buiten deze bandbreedte wordt niet in behandeling genomen, de uren staan vast bepaald;
3. Een aantoonbare afgeronde opleiding op minimaal hbo bachelor niveau;
4. Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar binnen de informatie- en archiefbeheer van een Nederlandse overheidsorganisatie, waarvan minimaal één project als projectleider is doorlopen;
5. Een aantoonbare beheersing van de Nederlandse taal op minimaal C1 in woord en geschrift. Benoem het niveau concreet en duidelijk in de offerte zoals vereist;

Selectiecriteria (weging, totaal 100 punten)

6. Aantoonbare kennis van de nieuwe Archiefwet 26/27, het Archiefbesluit en de Archiefregeling opgedaan middels opleiding, werkervaring en/of cursus (15 punten).
7. Aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar als projectleider bij de implementatie van wet- en regelgeving of een verandertraject in informatie- en archiefbeheer bij een gemeente (25 punten);
   1. 3 of meer projecten (25 punten);
   2. 2 tot 3 projecten (18 punten);
   3. tot 1 project (10 punten);
   4. Geen herleiding (0 punten).
8. Aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar met het opstellen of actualiseren van een archiefverordening, besluit informatiebeheer, beheerregels of procesbeschrijvingen zoals vernietiging, vervanging en overbrenging (20 punten);
   1. 3 of meer documenten (20 punten);
   2. 2 tot 3 documenten (15 punten);
   3. tot 1 document (10 punten);
   4. Geen herleiding (0 punten).
9. Aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar met het vertalen van archiefeisen naar de inrichting van zaaksystemen en de volgende puntenl; selectielijst, bewaartermijnen, beperkingsgronden openbaarheid, metadata (20 punten);
   1. meer dan 3 ajar (20 punten);
   2. 1 tot 3 jaar (10 punten);
   3. tot 1 jaar (0 punten).
10. Aantoonbare werkervaring met MDTO en het DUTO-raamwerk (10 punten);
    1. met MDTO en DUTO (10 punten);
    2. met MDTO of DUTO (5 punten);
    3. Geen herleiding (0 punten).
11. Aantoonbare werkervaring met een risicoanalyse informatiebeheer, een overzicht informatiehuishouding of passende maatregelen voor duurzame toegankelijkheid (10 punten);
    1. binnen meer dan 2 verschillende opdrachten (10 punten);
    2. binnen 1 tot 2 opdrachten (5 punten);
    3. geen herleiding (0 punten).

Geef in het cv duidelijk aan in hoeverre je/de door jou aangeboden kandidaat aan de criteria en (competenties) voldoet. Indien informatie niet expliciet in het cv of de toelichting is opgenomen, wordt deze niet meegenomen in de beoordeling.

Competenties

• Plannen en organiseren
  • je brengt een breed implementatieplan terug tot een haalbare planning met heldere mijlpalen.
• Resultaatgericht werken
  • je levert concrete producten op en houdt de wettelijke termijnen scherp in beeld.
• Samenwerken
  • je werkt prettig samen met informatiespecialisten, functioneel beheer, juristen, de CISO en de regionale archiefdienst;
• Overtuigen
  • je krijgt draagvlak voor nieuwe werkwijzen bij proces- en systeemeigenaren.
• Tactisch gedrag
  • je voelt aan wat er bestuurlijk en ambtelijk speelt en stemt je aanpak daarop af.
• Analyserend vermogen
  • je vertaalt wetsartikelen naar concrete eisen voor processen en systemen;
• Uitdrukkingsvaardigheid (schriftelijk)
  • je schrijft heldere beleidsstukken, procesbeschrijvingen en adviezen voor het bestuur.

Beoordelingsprocedure
Stap 1: Beoordeling offertes op knock-outcriteria
Flextender beoordeelt de offertes op de onderbouwing van de uitvoeringsvoorwaarde (indien deze van toepassing is), de offerte-eisen en de knock-outcriteria die in de inhuuropdracht worden omschreven.

Kandidaten die voldoen aan de knock-outcriteria worden geselecteerd voor stap 2 in de beoordeling. De kandidaten die niet voldoen, worden niet verder beoordeeld.

Stap 2: Selectie van 10 offertes die aan de opdrachtgever worden voorgelegd
Flextender beoordeelt de offertes van de kandidaten die voldoen aan de knock-outcriteria op de gunningscriteria in de inhuuropdracht. Voldoet een kandidaat aan het genoemde gunningscriterium, dan ontvangt deze het bijbehorende aantal punten.

De 10 kandidaten die het best scoren op de gunningscriteria worden geselecteerd voor stap 3 in de beoordeling. Bij een gelijke score is het uurtarief doorslaggevend. De overige kandidaten worden niet voorgelegd aan de opdrachtgever voor verdere beoordeling.

De opdrachtgever kan Flextender verzoeken inzage te geven in alle ontvangen offertes om zich ervan te verzekeren dat de 10 best scorende kandidaten daadwerkelijk zijn voorgelegd Wijkt de beoordeling van de opdrachtgever af van die van Flextender, dan is de beoordeling (en daarmee de selectie) van de opdrachtgever leidend.

Stap 3: Uitnodiging voor een selectiegesprek
De opdrachtgever beoordeelt de 10 offertes van de kandidaten die in stap 2 zijn geselecteerd in onderlinge vergelijking op de volgende gunningscriteria:

1. Relevante werkervaring op soortgelijke opdrachten.
2. Relevante werkervaring bij soortgelijke organisaties.

De (minimaal 2) kandidaten die op basis van deze gunningscriteria als beste worden beoordeeld, worden uitgenodigd voor een selectiegesprek (stap 4 in de beoordeling).
De overige kandidaten worden in eerste instantie niet uitgenodigd voor een gesprek en ontvangen een voorlopige afwijzing. Zij nemen plaats in de zogenaamde wachtkamer.

Stap 4: Selectiegesprek
Het selectiegesprek wordt gevoerd met minimaal twee vertegenwoordigers van de opdrachtgever.

De opdrachtgever verifieert in het selectiegesprek of de betreffende kandidaten (inderdaad) voldoen aan het gewenste profiel (knock-outcriteria en de gunningscriteria). De opdrachtgever beoordeelt de betreffende kandidaten in onderlinge vergelijking op de in de inhuuropdracht genoemde competenties.

Een kandidaat dient op elke competentie minimaal een voldoende te scoren om voor gunning in aanmerking te komen. Indien geen van de geselecteerde kandidaten op alle competenties minimaal een voldoende scoort, zal de opdrachtgever één of meer van de opvolgende kandidaten (in stap 3 van de beoordeling) uitnodigen voor een gesprek.

De opdracht wordt gegund aan de kandidaat die naar het oordeel van de organisatie het beste voldoet aan het in de inhuuropdracht genoemde profiel (gunningscriteria en competenties). Alle overige kandidaten worden nader gemotiveerd geïnformeerd dat de opdracht niet aan hen wordt gegund. Er wordt een opschortende termijn gehanteerd ter behandeling van eventuele bezwaren. Na ommekomst van deze termijn heeft de kandidaat zijn rechten verwerkt om tegen gunning van de opdracht aan de uitgekozen kandidaat in rechte op te komen.

De opdrachtgever behoudt zich het recht voor om de opdracht niet te gunnen, bijvoorbeeld als géén van de kandidaten voldoet aan de gestelde knock-outcriteria én competenties of als de behoefte van opdrachtgever is gewijzigd.

Functieschaal
Deze functie is ingedeeld in functieschaal 10. Deze functieschaal is verbonden aan de desbetreffende CAO van de opdrachtgever inzake de inlenersbeloning.

Fee Flextender
Flextender brengt voor deze opdracht geen fee in rekening bij de winnende leverancier. 

Benodigd aantal professionals

Offerte-eisen
Maximaal 5 pagina’s cv, excl. motivatiebrief (1 pgn) en excl. voorblad (1 pgn), opgesteld in het Nederlands (minimaal 2 referenties, bestaande uit naam, functie en organisatie) in pdf. 
*Indien er uitvoeringsvoorwaarde gehanteerd worden verzoeken we je in de offerte aannemelijk te maken en deugdelijk te onderbouwen op welke wijze er invulling gegeven wordt aan de uitvoeringsvoorwaarde.

Werkdagen
De opdracht wordt vervuld op de volgende werkdagen: Ma – Di – Wo – Do – Vr
Is hybride werken mogelijk: Ja

Planning
De gesprekken bij de opdrachtgever zijn gepland op woensdag 11 november 2026. De kandidaten die hiervoor uitgenodigd zijn, ontvangen uiterlijk op dinsdag 10 november 2026 bericht. Overige kandidaten ontvangen na de gesprekken bericht over de voortgang van deze inhuuropdracht. 

Overige informatie

• Opdrachtnemer moet na gunning een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) overleggen. Voor start van de opdracht voldoet een bewijs van aanvraag van de VOG. De kosten voor de aanvraag van een VOG zijn voor Opdrachtnemer.
• De integriteitsverklaring dient binnen 24 uur na gunning ingevuld én ondertekend bij Flextender te worden aangeleverd. Indien dit document niet tijdig wordt aangeleverd heeft dit consequenties voor de beoogde startdatum.
• Opdrachtnemer zal maandelijks achteraf opgaaf doen van het daadwerkelijk aantal gewerkte uren.
• Het facturatieproces van deze opdracht verloopt middels de facturatiemodule van Flextender. Indien u de opdracht gegund krijgt, ontvangt u een handleiding.
• We vergoeden geen parkeerkosten en reiskosten aan de inhuurkandidaat die voor Gooise Meren komt werken. In de marktuitvraag van Flextender wordt gesteld dat het geoffreerde uurtarief inclusief de reiskosten woon-werkverkeer, werk-werkverkeer én parkeerkosten is. 
• Tarief en indexatie wordt benoemd als een knock out criterium 1.
• Uitzend- en uitleenbedrijven moeten voldoen aan de voorwaarden voor disculpatie als gesteld in de wijziging leidraad invordering nr. BLKB2023/1062M.ind
• U dient te beschikken over een G-rekening en NEN Certificering, 25% wordt er gestort op deze rekening. Bij geen NEN-certificering wordt er 55% gestort op deze rekening.
• Indien opdrachtnemer personeel ter beschikking stelt, staat opdrachtnemer in het handelsregister geregistreerd als bedrijf dat personeel ter beschikking stelt (Conform Waadi). 
• ‘Bring your own device’ is van toepassing. Dit houdt in dat de kandidaat die de opdracht gegund krijgt zelf een mobiele telefoon inclusief abonnement moet meenemen voor alle zakelijke contacten. Ditzelfde geldt voor een laptop c.q. IPad.
• Gooise Meren hanteert hybride werken als formele werkvorm. Richtlijn hierbij is een verdeling van 50/50 betreffend thuiswerken en op kantoor werken. Digitaal vergaderen vindt plaats via MS Teams. Indienen afspraken naar mening van de opdrachtgever het best live/op kantoor plaatsvinden, wordt van inschrijver verwacht dat hij daartoe bereid is en haar/zijn agenda voldoende flexibel is.
  
• ‘Voor zover de Wet toelating terbeschikkingstelling van arbeidskrachten (Wtta) op de inschrijver en/of de uitvoering van de opdracht van toepassing is, dient de inschrijver gedurende de looptijd van de opdracht te voldoen aan de op dat moment geldende wettelijke verplichtingen uit hoofde van de Wtta. Dit houdt onder meer in dat de inschrijver, indien en zodra dit wettelijk is vereist, beschikt over een geldige toelating of ontheffing, dan wel rechtsgeldig gebruik maakt van het toepasselijke overgangsrecht. De inschrijver verstrekt op verzoek de informatie en/of bewijsstukken die redelijkerwijs nodig zijn om dit vast te stellen en meldt wijzigingen in zijn status die relevant zijn voor de uitvoering van de opdracht onverwijld.’

Meer informatie
Vragen kunnen ingediend worden tot dinsdag 3 november 2026, 09.00 uur de vragen en bijbehorende antwoorden worden op vrijdag 6 november 2026 gepubliceerd op onze website. Inhoudelijke vragen kan je indienen bij Flextender, via de onderstaande button. Vragen omtrent de procedure mag je telefonisch stellen. Flextender is bereikbaar op telefoonnummer 035-7510777.

De reactietermijn van deze inhuuropdracht duurt tot maandag 9 november 2026, 09.00 uur. Tot die tijd kan je reageren.