Projectleider HR-systemen & HR Key User Team - AFAS

Voor Veiligheids- en Gezondheidsregio Gelderland-Midden in regio Gelderland zoekt YCO IT een Projectleider HR-systemen & HR Key User Team – AFAS (16 uur per week, 6 maanden). Reageer vóór de sluitingsdatum via ons sollicitatieformulier.

Organisatie
VGGM
Veiligheids- en Gezondheidsregio Gelderland-Midden (VGGM) werkt 24 uur per dag, 7 dagen per week aan publieke veiligheid en gezondheid. Wij zijn de Brandweer, GGD, Ambulancezorg, Crisisbeheersing/GHOR en Veilig Thuis in Gelderland-Midden en staan klaar voor de ruim 725.000 inwoners uit 15 gemeenten.

Opdracht
VGGM heeft AFAS geïmplementeerd en is live met onder andere de HR-processen. De komende periode staat in het teken van verdere optimalisatie, adoptie, borging en eigenaarschap. Daarbij ligt de nadruk niet alleen op de doorontwikkeling van AFAS, maar ook op het versterken van de HR-organisatie als eigenaar van de dienstverlening.

Om deze volgende fase te realiseren zoeken wij een ervaren projectleider die regie voert op zowel de verdere AFAS HR (door)ontwikkeling als op de inrichting en ontwikkeling van een HR Key User-team.

De opdracht richt zich op het verbinden van HR-processen, gebruikerswensen, systeemontwikkeling en beheer. De projectleider zorgt voor duidelijke prioritering & analyse, een effectieve samenwerking tussen HR, functioneel beheer, Informatievoorziening en Product Owner AFAS. En draagt bij aan een duurzame inrichting van eigenaarschap binnen de organisatie.

Resultaatgebied 1. Doorontwikkeling AFAS

• De HR-processen binnen AFAS zijn verder geoptimaliseerd en gestandaardiseerd, waarbij de belangrijkste verbeterinitiatieven zijn gerealiseerd en de samenhang tussen HR-processen, financiële processen en ondersteunende systemen is versterkt.
•       De projectleider:ert wijzigingsverzoeken, verbeterinitiatieven en nieuwe functionaliteiten;
•         Richt een werkwijze in voor analyse, beheer, ontwikkeling en besluitvorming;
•         Bewaakt de samenhang tussen HR-processen, financiële processen en systemen;
•         Coördineert de samenwerking met andere teams waar nodig;
•         Zorgt voor een gedragen roadmap voor de verdere ontwikkeling van AFAS HR & payroll.

Resultaatgebied 2. Inrichting en borging HR Key User-team

Binnen zes maanden is een HR Key User-team ingericht, operationeel en geborgd binnen de HR-organisatie. Het team beschikt over heldere rollen, verantwoordelijkheden en werkwijzen en kan onder leiding van de Teamleider HR Service & Beheer zelfstandig sturing geven aan gebruikersvragen, systeemverbeteringen, acceptatietesten en kennisdeling rondom AFAS HR & Payroll.

De projectleider:

•         Ontwikkelt het HR Key User-team naar een hoger niveau;
•         Definieert rollen, verantwoordelijkheden en taakverdeling;
•         Ontwikkelt werkwijzen voor wijzigingsbeheer, testen, gebruikersondersteuning en kennisdeling;
•         Coacht en begeleidt HR key users in hun rol;
•         Versterkt kennis, eigenaarschap en zelfredzaamheid binnen de HR-organisatie;
•        Borgt de continuïteit van het team binnen de lijnorganisatie.

Resultaatgebied 3. Beheersbaar ontwikkelportfolio en governance

De bestaande ontwikkelachterstand en verbeterportefeuille zijn geanalyseerd, geprioriteerd en teruggebracht tot een beheersbare omvang. Er is een werkende governancestructuur ingericht waarin besluitvorming, prioritering en eigenaarschap eenduidig zijn belegd.

De projectleider:

•         Analyseert alle openstaande verbeter-, wijzigings- en ontwikkelverzoeken;
•         Brengt structuur aan in de bestaande ontwikkelportefeuille;
•         Stelt een gedragen prioriteringsmethodiek op;
•         Realiseert quick wins en helpt achterstanden terug te dringen;
•         Richt besluitvorming en overlegstructuren in;
•         Ontwikkelt een roadmap voor de resterende ontwikkelopgaven;
•         Zorgt ervoor dat nieuwe ontwikkelverzoeken structureel worden beoordeeld en gepland.

Resultaatgebied 4. Verander- en adoptiebegeleiding

De HR-organisatie is voorbereid op de volgende fase van eigenaarschap en ontwikkeling van AFAS HR & Payroll.

De projectleider:

•         Ondersteunt HR-medewerkers bij de verdere adoptie van AFAS;
•         Bevordert kennisdeling en samenwerking tussen betrokken stakeholders;
•         Zorgt voor heldere communicatie over wijzigingen en ontwikkelingen;
•         Draagt bij aan een cultuur van continu verbeteren binnen HR;
•         Versterkt de samenwerking tussen HR, functioneel beheer, Informatievoorzieining en Product Owner AFAS.

Opdrachtsucces

• De opdracht is succesvol afgerond wanneer de volgende resultaten zijn gerealiseerd:
•         Er staat een duurzaam ingericht en operationeel HR Key User-team dat zelfstandig functioneert onder leiding van de Teamleider HR Service & Beheer;
•         Rollen, verantwoordelijkheden, werkwijzen en overlegstructuren van het HR Key User-team zijn beschreven, geïmplementeerd en geborgd binnen de HR-organisatie;
•         Key users beschikken over voldoende kennis en vaardigheden om hun rol zelfstandig uit te voeren en fungeren als eerste aanspreekpunt voor gebruikersvragen, verbeterinitiatieven en systeemontwikkelingen binnen het HR-domein;
•         De huidige ontwikkelachterstand binnen AFAS is geïnventariseerd, geprioriteerd en substantieel teruggebracht;
•         Het resterende portfolio van ontwikkelverzoeken, wijzigingsverzoeken en optimalisaties is teruggebracht tot een beheersbare omvang die past binnen de reguliere beheer- en ontwikkelcapaciteit van de organisatie;
•         Er is een gedragen prioriteringsmethodiek ingericht waarmee nieuwe wensen en ontwikkelingen structureel kunnen worden afgewogen en gepland;
•         Er ligt een roadmap voor de verdere ontwikkeling van AFAS en de digitale HR-dienstverlening, inclusief eigenaarschap, besluitvorming en planning.
•         De governance rondom HR-systeemontwikkeling, waaronder de samenwerking tussen HR, functioneel beheer, IV, productowner AFSA en proceseigenaren, is ingericht en wordt actief toegepast.

Gezocht profiel

Wij zoeken een ervaren projectleider of programmamanager die organisaties helpt de stap te zetten van implementatie naar eigenaarschap en continue ontwikkeling.

De kandidaat beschikt over:

• Ruime werkervaring met AFAS binnen complexe en/of (semi)overheidsorganisaties.
• Aantoonbare werkervaring met de doorontwikkeling van HR-systemen na implementatie.
• WerkErvaring met het opzetten en ontwikkelen van key user-netwerken of gebruikersorganisaties.
• WerkErvaring met HR-processen en digitale HR-dienstverlening.
• WerkErvaring met stakeholdermanagement op tactisch en strategisch niveau.
• Het Vermogen om zowel strategisch richting te geven als pragmatisch resultaten te realiseren.

Vereisten / knock-outcriteria

1. Aantoonbare Afgeronde opleiding op minimaal HBO-bachelornivea;
2. Beschikbaar voor gemiddeld 16 uur per week gedurende de gehele opdracht;
3. Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring met AFAS-implementaties en/of doorontwikkeling van AFAS;
4. Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring in een projectleidersrol binnen HR-systemen;
5. Aantoonbare werkervaring met het ontwikkelen of begeleiden van een key user-organisatie of gebruikersnetwerk;
6. Aantoonbare werkervaring binnen een publieke of non-profit organisatie.

Selectiecriteria (weging, totaal 100 punten) 

7. Aantoonbare werkervaring met optimalisatie en doorontwikkeling van AFAS na livegang (25 punten);
8. Aantoonbare ervaring met inrichting, coaching en professionalisering van key users of super users (25 punten);
9. Aantoonbare ervaring met digitalisering en optimalisatie van HR-processen (20 punten);
10. Aantoonbare ervaring met inrichting van governance, besluitvorming en samenwerking tussen business, beheer en leveranciers(20 punten);
11. Persoonlijke motivatie waarin de kandidaat beschrijft hoe hij/zij eigenaarschap, adoptie en duurzame borging van HR-systemen realiseert (10 punten).

Competenties 

• Verbindend leiderschap
• Organisatiesensitiviteit
• Stakeholdermanagement
• Coaching en ontwikkelen van medewerkers
• Resultaatgerichtheid
• Veranderkracht
• Analytisch vermogen
• Oordeelsvorming
• Organiseren en prioriteren
• Communicatieve vaardigheden (mondeling en schriftelijk)
• Samenwerken
• Initiatief en eigenaarschap

Benodigd aantal professionals 
1.

Beoordeling
De score uit de schriftelijke beoordeling maakt in principe geen onderdeel uit van de score die leidt tot het voornemen tot gunning. Iedere bij de interviewfase betrokken kandidaat begint in principe weer bij nul en heeft in de interviewfase gelijke kansen. 

In de voorgaande alinea wordt de term “in principe” gebruikt, aangezien VGGM zich uitdrukkelijk het recht voorbehoudt om een kandidaat tijdens het interview vragen te stellen over het voldoen aan de eisen en over de antwoorden die kandidaat heeft gegeven op de verschillende kwalitatieve (sub)gunningscriteria.

Indien VGGM van mening is dat de kandidaat op basis van de antwoorden op voorgenoemde vragen een vertekend beeld heeft gegeven van zijn ervaring/kwaliteiten en aldus feitelijk niet aan de eisen voldoet dan wel een zodanige lagere score op de kwalitatieve (sub)gunningcriteria had dienen te krijgen, dat hij op basis van hetgeen in de offerteaanvraag daaromtrent is vermeld, niet had mogen worden uitgenodigd voor de interviewfase, zal VGGM de kandidaat uitsluiten van gunning van de opdracht. In dat geval heeft VGGM het recht maar niet de verplichting om een andere kandidaat uit te nodigen voor een interview, die na wijziging van de rangorde daarvoor in aanmerking zou komen.

Ook bij het afzeggen van het interview door de kandidaat heeft VGGM het recht maar niet de verplichting om een volgende kandidaat uit te nodigen. VGGM heeft tevens de mogelijkheid, indien uit de interviews geen geschikte kandidaat naar voren komt, om de volgende kandidaat op de rangorde uit te nodigen voor een interview.

De interviews worden uitgevoerd door medewerkers van VGGM. Deze personen beoordelen elke kandidaat op gelijke wijze op basis van de hierboven genoemde persoonlijke competenties. De beoordeling van het interview leidt tot de rangorde die bepaalt welke kandidaat het voornemen tot gunning ontvangt. Deze kandidaat heeft uiteindelijk de beste prijs-/kwaliteitsverhouding en komt daarmee in aanmerking voor voorlopige gunning van de opdracht. Indien in de opdracht een inhuurbehoefte van meer dan 1 persoon wordt gevraagd worden de best scorende kandidaten uit de interviewfase geselecteerd.

De kandidaat die na de interviewfase de best scorende is, komt daarmee in aanmerking voor de opdracht. Alle overige deelnemende partijen in de offerteprocedure worden geïnformeerd over de gunningsbeslissing/status. Deze terugkoppeling op de offerte wordt bekend gemaakt in de applicatie.

Beoordelingsprocedure
Stap 1: Beoordeling offertes op knock-outcriteria
Flextender beoordeelt de offertes op de onderbouwing van de uitvoeringsvoorwaarde (indien deze van toepassing is), de offerte-eisen en de knock-outcriteria die in de inhuuropdracht worden omschreven.

Kandidaten die voldoen aan de knock-outcriteria worden geselecteerd voor stap 2 in de beoordeling. De kandidaten die niet voldoen, worden niet verder beoordeeld.

Stap 2: Selectie van Alles inzien offertes die aan de opdrachtgever worden voorgelegd
Flextender beoordeelt de offertes van de kandidaten die voldoen aan de knock-outcriteria op de gunningscriteria in de inhuuropdracht. Voldoet een kandidaat aan het genoemde gunningscriterium, dan ontvangt deze het bijbehorende aantal punten.

De Alles inzien kandidaten die het best scoren op de gunningscriteria worden geselecteerd voor stap 3 in de beoordeling. Bij een gelijke score is het uurtarief doorslaggevend. De overige kandidaten worden niet voorgelegd aan de opdrachtgever voor verdere beoordeling.

De opdrachtgever kan Flextender verzoeken inzage te geven in alle ontvangen offertes om zich ervan te verzekeren dat de Alles inzien best scorende kandidaten daadwerkelijk zijn voorgelegd Wijkt de beoordeling van de opdrachtgever af van die van Flextender, dan is de beoordeling (en daarmee de selectie) van de opdrachtgever leidend.

Stap 3: Uitnodiging voor een selectiegesprek
De opdrachtgever beoordeelt de Alles inzien offertes van de kandidaten die in stap 2 zijn geselecteerd in onderlinge vergelijking op de volgende gunningscriteria:

1. Relevante werkervaring op soortgelijke opdrachten.
2. Relevante werkervaring bij soortgelijke organisaties.

De (minimaal 2) kandidaten die op basis van deze gunningscriteria als beste worden beoordeeld, worden uitgenodigd voor een selectiegesprek (stap 4 in de beoordeling).
De overige kandidaten worden in eerste instantie niet uitgenodigd voor een gesprek en ontvangen een voorlopige afwijzing. Zij nemen plaats in de zogenaamde wachtkamer.

Stap 4: Selectiegesprek
Het selectiegesprek wordt gevoerd met minimaal twee vertegenwoordigers van de opdrachtgever.

De opdrachtgever verifieert in het selectiegesprek of de betreffende kandidaten (inderdaad) voldoen aan het gewenste profiel (knock-outcriteria en de gunningscriteria). De opdrachtgever beoordeelt de betreffende kandidaten in onderlinge vergelijking op de in de inhuuropdracht genoemde competenties.

Een kandidaat dient op elke competentie minimaal een voldoende te scoren om voor gunning in aanmerking te komen. Indien geen van de geselecteerde kandidaten op alle competenties minimaal een voldoende scoort, zal de opdrachtgever één of meer van de opvolgende kandidaten (in stap 3 van de beoordeling) uitnodigen voor een gesprek.

Gunning
De opdracht wordt gegund aan de kandidaat die naar het oordeel van de organisatie het beste voldoet aan het bovengenoemde profiel. Alle overige kandidaten worden geïnformeerd dat de opdracht niet aan hen wordt gegund. Er wordt een opschortende termijn gehanteerd ter behandeling van eventuele bezwaren.

Indien een kandidaat zich niet kan vinden in de gunningbeslissing van VGGM, wordt hij gedurende vijf (5) kalenderdagen na dagtekening van de bekendmaking van de gunningsbeslissing in de gelegenheid gesteld daartegen bezwaar te maken door een kort geding aanhangig te maken bij de rechtbank Gelderland. In het belang van een snelle en goede voortgang wordt iedere belanghebbende verzocht om VGGM per e-mail via inkoop@vggm.nl tijdig op te hoogte te stellen van het aanwenden van een rechtsmiddel. Door het uitbrengen van een offerte gaat elke kandidaat ermee akkoord dat bovengenoemde termijn van vijf (5) kalenderdagen een vervaltermijn is, en dat het niet uitbrengen van een dagvaarding binnen deze termijn in kort geding zal leiden tot niet-ontvankelijk verklaring van de inschrijver, en verval van iedere aanspraak. Eventuele verzoeken om nadere toelichting op de gunningsbeslissing en een daarop eventueel door de VGGM verstrekte toelichting laten deze vervaltermijn onverlet.

Klachtenprocedure
Indien u een klacht heeft, kunt u het klachtenformulier en de procedure klachtenafhandeling bij Aanbestedingen Veiligheidsregio’s per e-mail opvragen via inkoop@vggm.nl. Klachten hebben betrekking op aspecten van de DAS procedure. Klachten kunnen niet gaan over het aanbestedingsbeleid van VGGM. Het indienen van een klacht zet deze procedure niet stil.

Functieschaal
Deze functie is ingedeeld in functieschaal 11. Deze functieschaal is verbonden aan de desbetreffende CAO van de opdrachtgever inzake de gelijke/gelijkwaardige beloning.

Fee Flextender
Flextender brengt voor deze opdracht € 1,90 per gewerkt uur in rekening bij de winnende leverancier. 

Offerte-eisen
Maximaal 5 pagina’s cv, excl. motivatiebrief (1 pgn) en excl. voorblad (1 pgn), opgesteld in het Nederlands in pdf. 
*Indien er een uitvoeringsvoorwaarde wordt gehanteerd verzoeken we je in de offerte aannemelijk te maken en deugdelijk te onderbouwen op welke wijze er invulling gegeven wordt aan de uitvoeringsvoorwaarde, dit valt niet onder bovenstaande bepaling.

Onder een offerte verstaan wij een overzicht van de werkervaring en opleidingen van de kandidaat. VGGM behoudt zich het recht voor om aanbiedingen terzijde te leggen indien er overmatig veel taal- en/of spelfouten in het CV en/of referentie voorkomen. In het CV dient te allen tijde een vermelding van de functienaam en start- en einddatum van de werkzaamheden te zijn vermeld.
Onder een referentie verstaan wij een overzichtelijke omschrijving van minimaal één eerdere opdracht. Hierin moet tot uitdrukking komen wie de opdrachtgever was, de begin- en einddatum van de opdracht en het aantal uren per week. Elke referentie moet de mogelijkheid bieden contact op te nemen met de voormalige opdrachtgever, hetgeen in zijn algemeenheid alleen zal gebeuren als de kandidaat in aanmerking komt voor een interview.

Werkdagen
De opdracht wordt vervuld op de volgende werkdagen: In overleg
Is hybride werken mogelijk: In overleg

Planning
De gesprekken bij de opdrachtgever zijn gepland op maandag 9 november 2026. De kandidaten die hiervoor uitgenodigd zijn, ontvangen uiterlijk op woensdag 4 november 2026 bericht. Overige kandidaten ontvangen na de gesprekken bericht over de voortgang van deze inhuuropdracht.

Overige informatie

• VGGM stelt een VOG vereist voor de start van de opdracht, hierdoor is de start als voorlopig;
• Indien opdrachtnemer personeel ter beschikking stelt, staat opdrachtnemer in het handelsregister geregistreerd als bedrijf dat personeel ter beschikking stelt (conform Waadi). 
  BYOD (bring your own device): voor deze opdracht niet van toepassing.
• Indien bij de eisen en/of de gunningcriteria kwaliteit gevraagd wordt naar afgeronde opleidingen, dan dient de kandidaat, indien VGGM hierom vraagt, een kopie diploma en/of certificaat aan te leveren. Kan Inschrijver dit niet aanleveren, dan is definitieve afwijzing het gevolg.
• VGGM behoudt zich het recht voor om tot het moment van definitieve gunning de offerteprocedure tijdelijk op te schorten en geheel of gedeeltelijk in te trekken. Het geheel of gedeeltelijk intrekken van de offerteprocedure leidt niet tot enige aansprakelijkheid van VGGM jegens deelnemers. VGGM zal de door kandidaten (reeds) gemaakte kosten c.q. geleden schade dan ook niet vergoeden.
• VGGM heeft de mogelijkheid om met kandidaten een dienstverband aan te gaan na afronding van de eerste termijn van de opdracht, zonder dat VGGM daarbij verplichtingen heeft naar de externe leverancier. 
• Voor zover de Wet toelating terbeschikkingstelling van arbeidskrachten (Wtta) op de inschrijver en/of de uitvoering van de opdracht van toepassing is, dient de inschrijver gedurende de looptijd van de opdracht te voldoen aan de op dat moment geldende wettelijke verplichtingen uit hoofde van de Wtta. Dit houdt onder meer in dat de inschrijver, indien en zodra dit wettelijk is vereist, beschikt over een geldige toelating of ontheffing, dan wel rechtsgeldig gebruik maakt van het toepasselijke overgangsrecht. De inschrijver verstrekt op verzoek de informatie en/of bewijsstukken die redelijkerwijs nodig zijn om dit vast te stellen en meldt wijzigingen in zijn status die relevant zijn voor de uitvoering van de opdracht onverwijld.

Meer informatie
Vragen kunnen ingediend worden tot dinsdag 27 oktober 2026, 09:00 uur. De vragen en bijbehorende antwoorden worden op donderdag 29 oktober 2026 gepubliceerd op onze website. Inhoudelijke vragen kan je indienen bij Flextender, via de onderstaande button. Vragen omtrent de procedure kan je telefonisch stellen. Flextender is bereikbaar op telefoonnummer 035-7510777.

De reactietermijn van deze inhuuropdracht duurt tot maandag 2 november 2026, 09:00 uur. Tot die tijd kan je reageren.