Projectleider Workflowsysteem & Bestuurlijke besluitvormingssystemen

Voor Provincie Utrecht in regio Utrecht zoekt YCO IT een Projectleider Workflowsysteem & Bestuurlijke besluitvormingssystemen (36 uur per week, 6 maanden). Reageer vóór de sluitingsdatum via ons sollicitatieformulier.

Uitvoeringsvoorwaarde
De opdrachtnemer waarborgt dat bij de uitvoering van de opdracht geen arbeidsovereenkomst of (fictieve) dienstbetrekking ontstaat tussen de door opdrachtnemer ingezette natuurlijke persoon/personen en de opdrachtgever. De opdrachtgever heeft de opdracht zodanig ingericht dat de werkzaamheden plaatsvinden binnen de organisatorische kaders van de opdrachtgever, zoals nader uitgewerkt in de opdrachtomschrijving. Gelet hierop is de opdrachtnemer gehouden de werkzaamheden zodanig te organiseren en uit te voeren dat het hiervoor bedoelde risico wordt voorkomen.
De verantwoordelijkheid voor een juiste kwalificatie van de arbeidsrelatie en de naleving van toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder begrepen de Wet deregulering beoordeling arbeidsrelaties (Wet DBA), ligt bij de opdrachtnemer.
De inschrijver dient bij inschrijving in de offerte aannemelijk te maken en deugdelijk te onderbouwen op welke wijze hij invulling geeft aan deze uitvoeringsvoorwaarde.
Indien naar het oordeel van de opdrachtgever uit de inschrijving niet aannemelijk wordt dat de opdrachtnemer de opdracht kan uitvoeren op een wijze die voldoet aan deze uitvoeringsvoorwaarde, kan de inschrijving als niet‑conform terzijde worden gelegd. Bij deze beoordeling is niet de gekozen juridische vorm of constructie doorslaggevend, maar de (voorgenomen) feitelijke wijze van uitvoering van de opdracht, zoals die uit de inschrijving blijkt.

Organisatie 
Utrecht is een provincie om trots op te zijn. Gevarieerd, bruisend en met een rijke historie. Met veel verschillende levensstijlen, culturen en persoonlijke voorkeuren. Onze regio is een topregio met een innovatieve kenniseconomie. 

Het is onze opgave om de aantrekkelijkheid van onze provincie te vergroten en groei zo te faciliteren dat de kwaliteit van onze ruimte behouden blijft. Samen met inwoners, bedrijven, organisaties en andere overheden werken het provinciebestuur en medewerkers met enthousiasme en daadkracht aan een gezonde en duurzame leefomgeving. Wij willen dat iedereen in de provincie Utrecht fantastisch woont, werkt en leeft. Daarom zorgen wij voor een goede balans tussen groen en groei.

Opdracht
De provincie Utrecht herziet momenteel het bestuurlijke besluitvormingsproces. Hieruit volgend wil de provincie a) een workflowsysteem implementeren voor de ondersteuning van haar bestuurlijke besluitvormingsproces en diverse andere generieke processen (inclusief adoptie) en b) het huidige Stateninformatiesysteem (SIS) (voor Provinciale Staten) vervangen en samenbrengen in één bestuurlijk besluitvormingssysteem. Het SIS wordt vervangen en samengebracht middels een uitbreiding van het huidige gebruik door de ambtelijke organisatie/Gedeputeerde Staten van iBabs.

Verantwoordelijkheden:

• Leiden van het project voor de selectie en implementatie van een nieuw workflowsysteem;
• Opstellen van projectplannen, planningen, risicoanalyses en voortgangsrapportages;
• Het voorbereiden en begeleiden van het aanbestedingstraject in samenwerking met inkoop, juridische zaken en inhoudelijke experts;
• IBabs inrichten en implementeren voor Provinciale Staten en het aansturen van de benodigde stakeholders; bewaken van scope, tijd, budget en kwaliteit;
• Zorgen voor een soepele implementatie en overdracht naar beheer (adoptie).

Wensen:

• Ervaring met verandermanagement en het “meenemen” van gebruikers in digitale transities. Affiniteit met informatiebeheer, procesoptimalisatie en dienstverlening;
• Sterke communicatieve vaardigheden en politiek-bestuurlijke sensitiviteit;
• Kennis van bestuurlijke besluitvormingsprocessen;
• Ervaring met het werken onder architectuur.

Toevoeging

Voor het uitoefenen van de opdracht wordt vanuit de provincie Utrecht verwacht dat de opdrachtnemer haar eigen (ICT) middelen inzet. Indien gedurende de opdracht blijkt dat er extra bedrijfsmiddelen nodig zijn om het product of dienst te kunnen leveren/verlenen, dan zal opdrachtnemer deze zelf bekostigen.

De werkzaamheden behoren tot de reguliere taken van de functie Projectleider Workflowsysteem & Bestuurlijke besluitvormingssystemen. Dit betreft een bestaande functie binnen het functiehuis van de Provincie. Je werkt zij aan zij met collega’s van team IV-O
De opdracht wordt uitgevoerd onder leiding en toezicht. U valt onder aansturing van teamleider Jenny van den Heuvel

Als uitgangspunt gelden de volgende werkdagen en werktijden: ma t/m vrijdag tussen 7:30 – 18:00 uur. U werkt op het provinciehuis van de Provincie Utrecht. U mag maximaal 50 % van uw werkuren thuis werken, waarbij u rekening moet houden met een verplichte kantoordag. 

Vereisten / knock-outcriteria

1. Aantoonbare afgeronde opleiding op minimaal hbo-bachelor niveau;
2. Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar met projectmanagement binnen een overheidsorganisatie (benoem duidelijk in het cv hoe dit is opgedaan);
3. Minimaal twee succesvol afgeronde projecten als projectmanager binnen een overheidsorganisatie (Beschrijf in het cv, per project het resultaat, de opleverdatum, de governance en de rolverantwoordelijkheden);
4. Aantoonbare werkervaring, blijkend uit minimaal één succesvol afgerond project in de afgelopen 5 jaar, met zowel de aanbesteding als de implementatie van een workflowsysteem binnen een overheidsorganisatie (Beschrijf aan de hand van een voorbeeld in het cv hoe dit is opgedaan
5. Kandidaat dient de werkzaamheden persoonlijk uit te voeren. Vrije vervanging is niet toegestaan. 

Selectiecriteria te beoordelen door Flextender (weging, totaal 100 punten)

6. Aantoonbare werkervaring met het werken onder architectuur, inclusief samenwerking met een projectarchitect en borging van ontwerpprincipes in projecten (benoem duidelijk in het cv hoe dit is opgedaan) (20 punten);
7. Aantoonbare afgeronde diploma’s Prince2, IPMA, PMBOK, en/of MSP, en financiële monitoring (30 punten);
8. Aantoonbare werkervaring met verandermanagement bij digitale transities, toegelicht met concrete voorbeelden waarin gebruikersacceptatie, adoptie en stakeholderbegeleiding centraal stonden (40 punten);
9. Minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 8 jaar met projectmanagement binnen een overheidsorganisatie (benoem duidelijk in het cv hoe dit is opgedaan) (10 punten).

Geef in het cv duidelijk aan in hoeverre je/ de door jou aangeboden kandidaat aan de criteria en (competenties) voldoet. Indien informatie niet expliciet in het cv of de toelichting is opgenomen, wordt deze niet meegenomen in de beoordeling.

Competenties

• Resultaatgericht
• Organisatiesensitief
• Analytisch sterk
• Proactief en zelfstandig
• Goede stakeholdermanager

Beoordeling
Stap 1: Beoordeling Offertes op minimumeisen
De Offertes worden eerst beoordeeld op de minimumeisen die in de Offerteaanvraag zijn vermeld. De controle van de Offerte vindt plaats op daadwerkelijke inhoud en naar waarheid, hierbij kan eventueel ook contact gezocht worden met derden. Offertes die voldoen aan de minimumeisen worden geselecteerd voor Stap 2 in de beoordeling. De Offertes die niet voldoen worden niet verder beoordeeld.

Stap 2: Selectie tien (10) Offertes die aan de opdrachtgever worden voorgelegd
Offertes die voldoen aan de minimumeisen worden in onderlinge vergelijking op de in de Offerteaanvraag genoemde “selectiecriteria” beoordeeld in Stap 2. De tien (10) Offertes die het beste scoren op bovengenoemde criteria worden geselecteerd voor Stap 3 in de beoordeling. Bij een gelijke score is het uurtarief doorslaggevend. De overige Offertes worden niet voorgelegd aan de opdrachtgever voor verdere beoordeling.

Stap 3: Uitnodiging voor een selectiegesprek
De opdrachtgever beoordeelt de tien (10) offertes van in onderlinge vergelijking op de volgende gunningscriteria.

• Relevante werkervaring op soortgelijke opdrachten.
• Relevante werkervaring bij soortgelijke organisaties.

De drie (3) Offertes die na deze beoordeling het beste scoren op de beoordeelde gunningscriteria gaan door naar Stap 4 (Selectiegesprek). De kandidaten worden uitgenodigd voor een gesprek. De overige kandidaten worden niet uitgenodigd voor een gesprek.

Stap 4: Selectiegesprek
In het selectiegesprek wordt door de Opdrachtgever nader geverifieerd in hoeverre de betreffende Offertes voldoen aan de minimumeisen en criteria die genoemd zijn bij Stap 2 en Stap 3. Daarnaast wordt getoetst op de in de Offerteaanvraag genoemde competenties. Het selectiegesprek wordt gevoerd met minimaal twee vertegenwoordigers van de organisatie. De kandidaten dienen op elke competentie minimaal een voldoende te scoren. Indien geen van de geselecteerde kandidaten op alle competenties minimaal een voldoende scoort zal Stap 3 van de beoordeling worden herhaald.

De opdracht wordt gegund aan de Gegadigde die naar het oordeel van de organisatie het beste voldoet aan de in de Offerteaanvraag genoemde competenties. Alle overige Inschrijvers worden geïnformeerd dat de opdracht niet aan hen wordt gegund. Er wordt een opschortende termijn gehanteerd ter behandeling van eventuele bezwaren.

Functieschaal
Deze functie is ingedeeld in functieschaal 12. Deze functie is verbonden aan de desbetreffende CAO van de opdrachtgever inzake de inlenersbeloning.

Fee Flextender
Flextender brengt voor deze opdracht geen fee in rekening bij de winnende leverancier. 

Benodigd aantal professionals
1.

CV/Offerte
Maximaal 5 pagina’s cv, excl. motivatiebrief (1 pgn) en excl. voorblad (1 pgn), opgesteld in het Nederlands (minimaal 2 referenties, bestaande uit naam, functie en organisatie) in pdf. 
*Indien er een uitvoeringsvoorwaarde wordt gehanteerd verzoeken we je in de offerte aannemelijk te maken en deugdelijk te onderbouwen op welke wijze er invulling gegeven wordt aan de uitvoeringsvoorwaarde, dit valt niet onder bovenstaande bepaling.

Planning
De gesprekken bij de opdrachtgever zijn gepland op woensdag 4 november 2026 van 9.00 uur tot 12.00 uur. De kandidaten die hiervoor uitgenodigd zijn, ontvangen uiterlijk op dinsdag 3 november 2026 bericht. Overige kandidaten ontvangen na de gesprekken bericht over de voortgang van deze inhuuropdracht.

Overige informatie

• De opdrachtgever zal om een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) vragen.
• Het facturatieproces van deze opdracht verloopt middels de facturatiemodule van Flextender. Indien u de opdracht gegund krijgt, ontvangt u een handleiding.
• Indien opdrachtnemer personeel ter beschikking stelt, staat opdrachtnemer in het handelsregister geregistreerd als bedrijf dat personeel ter beschikking stelt (conform Waadi).
• Uitzend-/ en uitleenbedrijven moeten voldoen aan de voorwaarden voor disculpatie als gesteld in de wijziging leidraad invordering nr. BLKB2012/1062M.
• Indien de opdrachtnemer een uitzend-/uitleenbedrijf betreft die is opgenomen in het register van de Stichting Normering Arbeid (SNA) zal opdrachtgever 25% van de factuur (inclusief omzetbelasting) storten op de G-rekening van de opdrachtnemer.
• Indien de opdrachtnemer een uitzend-/uitleenbedrijf betreft die niet is opgenomen in het register van de Stichting Normering Arbeid (SNA) zal opdrachtgever 55% van de factuur (inclusief omzetbelasting) storten op de G-rekening van de opdrachtnemer.

Meer informatie
Vragen kunnen ingediend worden tot donderdag 29 oktober 2026, 09:00 uur. De vragen en bijbehorende antwoorden worden op vrijdag 30 oktober 2026 gepubliceerd op onze website. Inhoudelijke vragen kunt u indienen bij Flextender, via de onderstaande button. Vragen omtrent de procedure kunt u telefonisch stellen. Flextender is bereikbaar op telefoonnummer 035-7510777.

De reactietermijn van deze inhuuropdracht duurt tot maandag 2 november 2026, 12.00uur. Tot die tijd kunt u reageren.